Réservation de salles de réunion

Réservation salles de réunion

Réservation salles de réunion

Les modes de travail évoluent, fini les bureaux attribués et fermés… et vive la collaboration ! Ces évolutions ont donc des conséquences importantes sur la gestion des espaces de travail, notamment des espaces de travail collaboratifs.

Trouver et choisir une salle adaptée au format de la réunion, que l’on souhaite organiser, est donc primordial. Choisir la bonne taille, le bon aménagement, le bon équipement -visioconférence, audioconférence, système de projection…-  pas si simple !

IRELEM vous propose des solutions, des plus simples aux plus complexes, afin de mettre à disposition des espaces de bureaux et salles de réunion avec des fonctions différentes pour répondre au mieux aux besoins des collaborateurs.

LES SOLUTIONS SIMPLES

- Une tablette tactile devant chaque salle de réunion, sans logiciel ou serveur,  gère la réservation de cette salle et en signalise l’occupation par un éclairage particulier,

- Un détecteur de présence placé dans les box de réunion indique l’occupation ou non de cet espace et transmet l’information sur un écran d’accueil ou sur smartphone.

AVANTAGES

  • FACILITER l’accès des salariés aux espaces mis à disposition
  • INFORMER les collaborateurs sur la disponibilité en temps réel des salles de réunion
  • OPTIMISER les espaces de réunion et bureaux
  • RÉDUIRE les coûts en optimisant la gestion des m2

 

LES SOLUTIONS AVANCÉES

- Un logiciel de gestion de réservation de salles est associé aux écrans de signalisation placés devant les portes des salles de réunion

- La solution logicielle sait s’adapter au fonctionnement de l’entreprise : réservation web, application smartphone, tablette tactile devant les salles de réunion…

Ces solutions

- Peuvent être intégrées à votre système de messagerie (Outlook, Gmail…) pour fonctionner avec les outils bureautiques habituels et faciliter l’organisation de la réunion et la gestion des participants,
- Permettent d’associer des ressources aux réunions : un paper-board, un videoprojecteur, connexion avec un système de visioconférence,
- Permettent d’offrir des services : réservation de plateaux repas, cafés, taxis…
- Facilitent la gestion de l’accueil des visiteurs,
- Libérent les salles de réunion si celles-ci ne sont finalement pas utilisées (Non « badgées »).

AVANTAGES

  • FACILITER l’organisation et la gestion des réunions et des services associés
  • MAXIMISER la réduction des coûts de gestion des espaces
  • AFFECTER correctement les coûts engendrés par les réunions
  • REPORTER sur l’utilisation des espaces

Nos partenaires

Quelques réalisations

logo le bon coin
Le bon coin (75)

Mise à disposition d’un outil de réservation de salles facilitant pour les collaborateurs l’adoption du nouveau bâtiment. Plus d’une vingtaine de salles équipées avec des tablettes tactiles devant les portes.

Mise en place de l’affichage dynamique : utilisation des tablettes tactiles et ajout de players sur des écrans de grande dimension. L’affichage dynamique  et la réservation de salles sont fédérés dans une plateforme web unique.

Le bon coin réservatin salle réunion
Logo notaires de france
LE CONSEIL SUPERIEUR DU NOTARIAT – CSN (75)

Simplification de la gestion des réunions et des nombreux services associés grâce à un logiciel complet et totalement paramétrable qui permet de couvrir l’ensemble des besoins. Le stress des collaborateurs en charge de la bonne tenue de ces réunions a été grandement diminué.

La mise en place d’écrans de réservation n’a pas été retenue par le CSN, le client a choisi d’avoir un écran unique à l’accueil regroupant l’ensemble des réunions sur la journée.

LE CONSEIL SUPERIEUR DU NOTARIAT – CSN (75)